การจัดทำ Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ : ธวัช พะโยม นว.พช.ชำนาญการ สพจ.พิษณุโลก

การจัดทำ Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗

หลักการ/แนวคิด

การจัดเก็บข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ เป็นการจัดเก็บข้อมูลรายครัวเรือนของทุกหมู่บ้าน/ชุมชน ซึ่งเป็นการจัดเก็บข้อมูลทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้อง ครบถ้วน เป็นไปตามเป้าหมาย และเสร็จทันตามระยะเวลาที่กำหนด จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการติดตามรายงานผลความก้าวหน้าอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบปัญหา/อุปสรรค และผลความก้าวหน้าของการดำเนินงาน

จากการทบทวนการดำเนินงานของปีที่ผ่านมาการรายงานผลความก้าวหน้าการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ทั้งในระดับอำเภอและจังหวัด เป็นภารกิจของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจะต้องประสานและรวบรวมผลจากแต่ละหมู่บ้าน/ตำบล/อำเภอ และสรุปเป็นภาพรวมจังหวัด ซึ่งจะต้องใช้ความพยายาม และความละเอียดรอบคอบในการประสานงานและการคำนวณตัวเลข เป็นอย่างมาก ซึ่งอาจทำให้เกิดความยุ่งยาก ล่าช้า และเกิดข้อผิดพลาดได้

ดังนั้น เพื่อให้การบริหารการจัดเก็บข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) ข้อมูลข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ ของจังหวัดพิษณุโลก มีประสิทธิภาพ ผู้บริหารทั้งในระดับกรมฯ ระดับจังหวัดและระดับอำเภอ สามารถติดตามผลความก้าวหน้าได้ตลอดเวลา จึงได้จัดทำ Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี 2557 ขึ้น 

เทคนิค/วิธีการ :

๑.  ศึกษาวิธีการเขียน PERT และจัดทำ PERT การบริหารการจัดเก็บข้อมูล (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗

๒. ศึกษาวิธีการใช้งาน MS Excel เกี่ยวกับวิธีการใช้งานทั่วไป เช่น การสร้างตารางข้อมูล การสร้างสูตรคำนวณ เช่น คำสั่ง Sum การสร้างชีตงานใหม่ การ Sum ข้อมูลข้ามชีตงาน

๓. ศึกษาค้นคว้าหาความรู้ และวิธีการใช้งานสเปรดชีตในแอพพลิเคชั่นของกูเกิลไดรฟ์  ด้วยตนเอง จากเอกสารตำราคู่มือที่มีจำหน่วยตามร้านหนังสือทั่วไป และวิธีการที่มีการโพสต์เพื่อแชร์ความรู้ผ่านทางเว็บไซต์ต่าง ๆ หรือ ค้นหาจาก google.com

๔. สร้างแบบรายงานด้วยโปรแกรม MS Excel โดยสร้างชีตระดับอำเภอ/จังหวัด ชีตระดับตำบล ชีตระดับหมู่บ้าน และชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอทุกอำเภอ

 โดยชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอ จะสร้างตารางเก็บข้อมูลรายหมู่บ้าน ๆ ละ 1 แถว จนครบทุกหมู่บ้านของอำเภอ มีรายละเอียด ชื่ออำเภอ ตำบล บ้าน จำนวนครัวเรือนเป้าหมาย ผลการจัดเก็บ ร้อยละ ผลการบันทึกข้อมูล ร้อยละ

 ชีตระดับหมู่บ้าน จะสร้างหรือไม่ก็ได้ แต่ผมสร้างเพื่อเป็นชีตรวมหมู่บ้านทั้งจังหวัด โดยกำหนดให้ดึงข้อมูลจากชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอทุกอำเภอมารวมกัน โดยในแต่ละ cell ข้อมูล เช่น ชื่ออำเภอ กำหนดให้มีค่าเท่ากับ cell ชื่ออำเภอของชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอ cell ชื่อตำบลเท่ากับ cell ชื่อตำบลของชีตหมู่บ้านฯ ทำจนครบทุกรายละเอียดข้อมูล และครบทุกหมู่บ้าน

 ชีตระดับตำบล จะสร้างตารางรายชื่อตำบลทุกตำบล โดยมีรายละเอียดชื่ออำเภอ ตำบล จำนวนครัวเรือนเป้าหมาย ผลการจัดเก็บ ร้อยละ ผลการบันทึก ร้อยละ เหมือนกับชีตระดับหมู่บ้าน และกำหนดสูตรใน cell จำนวนครัวเรือนเท่ากับผลรวมของจำนวนครัวเรือนของทุกหมู่บ้านในตำบลจากชีตระดับหมู่บ้าน ใน cell อื่น เช่น ผลการจัดเก็บ ผลการบันทึก ก็กำหนดสูตรคล้ายกัน ทำจนครบทุกตำบล

 ชีตระดับอำเภอ จะสร้างตารางรายชื่ออำเภอทุกอำเภอ โดยมีรายละเอียดชื่ออำเภอ จำนวนครัวเรือนเป้าหมาย ผลการจัดเก็บ ร้อยละ ผลการบันทึก ร้อยละ เหมือนกับชีตระดับตำบล และกำหนดสูตรใน cell จำนวนครัวเรือนเท่ากับผลรวมของจำนวนครัวเรือนของทุกตำบลในอำเภอจากชีตระดับตำบล ใน cell อื่น เช่น ผลการจัดเก็บ ผลการบันทึก ก็กำหนดสูตรคล้ายกัน ทำจนครบทุกอำเภอ

เสร็จแล้วบันทึกไฟล์งานเป็นไฟล์ MS Excel

๕. ลงทะเบียนสมัครเป็นสมาชิกของ Google.com โดยคลิกที่สร้างบัญชี แต่ถ้าเป็นสมาชิกอยู่แล้วให้ลงชื่อและรหัสผ่านเข้าใช้ได้เลย

             ๖. เมื่อสร้างบัญชีผู้ใช้และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google แล้ว ให้คลิกเลือกไอคอนแอพพลิเคชั่น (รูปตารางสี่เหลี่ยมรูปเล็ก 9 รูป) จะปรากฏแอพพลิเคชั่นให้เลือกใช้งาน ให้คลิกเลือกที่ไอคอน ไดรฟ์

 

๗. เลือกคำสั่งสร้าง -> สเปรดชีต

 ๘. ที่หน้าโปรแกรมสเปรดชีตเลือกเมนูไฟล์ -> นำเข้า

 ๙. ที่หน้าต่างนำเข้าไฟล์เลือกอัปโหลด -> คลิกปุ่มเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ (สี่น้ำเงิน)

 ๑๐. เลิกไฟล์ MS Excel จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ที่สร้างไว้แล้วจากขั้นตอนที่ ๔ แล้วคลิกปุ่ม Open

 ๑๑. ที่หน้าต่างไดรฟ์ ให้เลือกที่ไดรฟ์ของฉัน จะเห็นไฟล์ MS Excel ที่อัปโหลด (BMN_Rural57 คือ จปฐ. และไฟล์ BMN_CITY57 คือ ข้อมูลพื้นฐาน) ให้คลิกที่ไฟล์ที่ต้องการเปิด

              ๑๒.วิธีการสร้างเงื่อนไขร้อยละของผลการจัดเก็บและผลการบันทึกโดยเลือกคำสั่งที่เมนูรูปแบบ -> การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

 

             ๑๓. จะปรากฏหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่ต้องการและกำหนดค่าต่าง ๆ เช่น ค่าตัวเลขเงื่อนไข ค่าสีข้อความ ค่าสีพื้นหลัง 

                 * ให้คลิกที่ +เพิ่มกฎอื่น หากต้องการเพิ่มเงื่อนไข เสร็จแล้วคลิกปุ่ม บันทึกกฎ (สี่น้ำเงิน)

           ๑๔. วิธีกำหนดช่วงของเซลที่ต้องการป้องกัน ให้คลิกคำสั่งเมนู ข้อมูล -> ช่วงที่ต้้งชื่อและป้องกัน

          ๑๕. คลิกเม้าส์แล้วลากคลุมเซลที่ต้องการป้องกัน แล้วคลิกปุ่ม +เพิ่มช่วง แล้วคลิกเลือกว่าต้องการป้องกันหรือไม่ในช่องสี่เหลี่ยมเล็กหน้าข้อความป้องกัน พร้อมตั้งชื่อช่วงที่ป้องกัน และคลิกปุ่มเสร็จสิ้น (สี่น้ำเงิน) ทำจนครบทุกช่วงที่ต้องการ

 

          ๑๖. วิธีการแทรกแผนภูมิ ให้คลิกคำสั่งเมนูแทรก -> แผนภูมิ

           ๑๗. วิธีการป้องกันแผ่นงาน ให้คลิกที่รูปลูกศรสามเหลี่ยมเล็กสีดำที่หลังชื่อชีตที่ต้องการป้องกัน -> ป้องกันแผ่นงาน

           ๑๘. วิธีการแชร์ให้ผู้อื่นสามารถมองเห็นโปรแกรมได้ ให้คลิกที่คำสั่งเมนูไฟล์ -> แชร์

           ๑๙. การตั้งค่าการแชร์ ที่หน้าต่างการตั้งค่าการแชร์ หัวข้อผู้ที่สามารถเข้าถึง ให้คลิกที่คำสั่ง เปลี่ยน...

            ๒๐. ให้เลือกสถานะและกำหนดค่าการแชร์ลิงค์ และการเข้าถึงได้ตามต้องการ แล้วคลิกปุ่มบันทึก (สีน้ำเงิน)

              ๒๑. กลับมาที่หน้าต่างการตั้งค่าการแชร์ ให้คัดลอกข้อความในช่อง ลิงค์ที่จะแชร์

              ๒๒. นำไปใส่ค่าลิงค์สำหรับปุ่ม/ไอคอนที่ต้องการสร้างลิงค์จากหน้าเว็บสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัด

กระบวนการ/ขั้นตอนการดำเนินงาน :

๑.  จัดสถานที่ในห้อง Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ เช่น โต๊ะทำงานพร้อมเก้าอี้ และเครื่องคอมพิวเตอร์

๒.  จัดทำป้าย PERT การบริหารการจัดเก็บข้อมูล (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ พร้อมข้อมูลจำนวนครัวเรือนเป้าหมายการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน จำแนกรายอำเภอ ปิดบนผนังห้อง

๓.  พัฒนาโปรแกรมระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ปี ๒๕๕๗และระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time พร้อมวิธีใช้งาน

๔.  ประชุมชี้แจงบริหารการจัดเก็บข้อมูลฯ และการรายงานผ่านระบบรายงานฯ แบบ Online Real Time แก่หัวหน้ากลุ่ม/ฝ่าย พัฒนาการอำเภอ นักวิชาการพัฒนาชุมชนทุกกลุ่มงาน และพัฒนากร

๕.  กำหนด D-Day การจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ พร้อมกันทุกหมู่บ้านในวันที่ ๙ มกราคม ๒๕๕๗ โดยกำหนดให้มีพิธีการเปิดการจัดเก็บข้อมูลฯ ในหมู่บ้านนำร่องอำเภอละ ๑ แห่ง รวม ๙ แห่ง

๖.   จัดทำแบบรายงานทะเบียนครัวเรือนที่ไม่ได้จัดเก็บข้อมูลฯ พร้อมเหตุผล

๗.  แบ่งพื้นที่รับผิดชอบสำหรับคณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูลฯ ระดับจังหวัด ร่วมกับ นักวิชาการพัฒนาชุมชนของ สพจ.พิษณุโลก ออกเป็น ๓ คณะ ๆ ละ ๓ อำเภอ เพื่อทำหน้าที่ในการนิเทศตรวจสอบคุณภาพการจัดเก็บข้อมูลฯ ให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และเสร็จทันตามระยะเวลาที่กำหนด โดยใช้ข้อมูลจากระบบรายงานฯ แบบ Online Real Time ประกอบการนิเทศตรวจสอบคุณภาพการจัดเก็บข้อมูลฯ

๘.  รวบรวม ตรวจสอบ และประมวลผลข้อมูลฯ ส่งกรมการพัฒนาชุมชน

สรุปผลสำเร็จของงาน :

๑. มีระบบระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ปี ๒๕๕๗ และระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time จำนวน ๒ ระบบ

๒. ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ ทั้งในระดับจังหวัดและอำเภอ ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ และระบบรายงานผลฯ เพิ่มมากขึ้น

๓. ข้อมูลฯ มีความถูกต้อง ครบถ้วน เพิ่มมากขึ้น

การนำไปใช้ประโยชน์ :

๑. ทุกหน่วยงานสามารถศึกษาเทคนิค/วิธีการ และกระบวนการ/ขั้นตอนการดำเนินงาน แล้วนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดทำห้อง Operation Room : OR และระบบติดตามรายงานผลฯ ของหน่วยงานได้เป็นอย่างดียิ่ง

๒. ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกคน สามารถติดตามและตรวจสอบการรายงานฯ ได้ตลอดเวลา

เจ้าของความรู้ : นายธวัช  พะโยม
ตำแหน่ง : นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ
สถานที่ติดต่อ : กลุ่มงานสารสนเทศการพัฒนาชุมชน สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดพิษณุโลก
โทรศัพท์ : 08-6936-9991 /E-mail : dome.go.th@gmail.com /Line ID : dome.cdd.go.th