การพัฒนาระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time : นายธวัช พะโยม นว.พช.ชำนาญการ สพจ.พิษณุโลก

การพัฒนาระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time

หลักการ/แนวคิด

การบริหารงานภายในองค์กรและหน่วยงานทั้งในเรื่องของบุคลากร แผนงาน/โครงการ/กิจกรรม งบประมาณ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายการดำเนินงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีระบบการติดตามตรวจสอบรายงานผล เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบปัญหา/อุปสรรค และผลการดำเนินงาน

จากผลการทบทวนการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ ที่ผ่านมาพบว่า เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบการรายงานของ สำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอบางแห่งยังไม่ค่อยให้ความสำคัญกับการส่งรายงานทั้งในเรื่องการส่งตามระยะเวลาที่กำหนด ความถูกต้องครบถ้วน จึงทำให้การสรุปรายงานผลของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดขาดความถูกต้องครบถ้วน ล่าช้าไม่ทันตามกำหนด สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดพิษณุโลก จึงได้ออกแบบและสรุปผลการส่งรายงานโดยมีค่าคะแนนแต่ละระดับ ดังนี้ ทัน = ๑ ไม่ทัน = ๐ ไม่ครบ = ๐ ไม่ถูก = ๐ ไม่ส่ง = (-๑) โดยนักวิชาการพัฒนาชุมชน ที่รับผิดชอบงานติดตาม ทำหน้าที่ประสานงานกับ เจ้าหน้าที่และนักวิชาการพัฒนาชุมชน ของทุกกลุ่มงาน/ฝ่าย เพื่อขอผลคะแนน การส่งรายงาน แล้วมาพิมพ์สรุปเป็นเอกสาร เพื่อนำเสนอผลในการประชุมหัวหน้ากลุ่ม/ฝ่าย พัฒนาการอำเภอ และนักวิชาการพัฒนาชุมชน เป็นประจำทุกเดือน

จากการดำเนินงานดังกล่าว ทำให้เป็นภาระกับนักวิชาการพัฒนาชุมชน ผู้ทำหน้าที่ประสานงาน และสรุปผล เนื่องจากบางครั้งเจ้าหน้าที่และนักวิชาการพัฒนาชุมชน แต่ละคนต่างมีภารกิจหน้าที่ของตนเองจึงอยู่ไม่พร้อมเพรียงกัน ทำให้สรุปผลได้ไม่ครบทุกรายงาน และอาจมีการผิดพลาดได้ ทำให้มีการทักท้วงจากเจ้าหน้าที่ของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ อยู่บ่อยครั้ง

เพื่อให้การส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ มีประสิทธิภาพสามารถติดตามตรวจสอบจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้ทุกเวลา จึงได้พัฒนาระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time ตั้งแต่ปี ๒๕๕๖ เป็นต้นมาจนถึงปัจจุบัน 

ต่อมาในปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๕๗ จึงได้มีการทบทวนและปรับปรุงค่าคะแนนการส่งรายงานใหม่เป็น ๕ ระดับ คือ

๑.      ไม่ส่ง (มส) หมายถึง -๒ คะแนน

๒.      ไม่ทัน&ไม่ถูก (มม) หมายถึง ๐ คะแนน

๓.      ไม่ทัน&ถูก (มถ) หมายถึง ๓ คะแนน

๔.      ทัน&ไม่ถูก (ทม) หมายถึง ๔ คะแนน

๕.      ทัน&ถูก (ทถ) หมายถึง ๕ คะแนน

เทคนิค/วิธีการ

๑.         การศึกษาค้นคว้าหาความรู้ และวิธีการเขียนโปรแกรมด้วยคำสั่ง PHP ในการเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูล MySQL บนเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย ด้วยตนเอง จากเอกสารตำราคู่มือที่มีจำหน่วยตามร้านหนังสือทั่วไป และวิธีการที่มีการโพสต์เพื่อแชร์ความรู้ผ่านทางเว็บไซต์ต่าง ๆ เพื่อพัฒนาโปรแกรมระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time

๒.         กำหนดสิทธ์เฉพาะเจ้าหน้าที่และนักวิชาการพัฒนาชุมชน ของสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัด เป็นรายบุคคล ในการทำหน้าที่เข้าสู่ระบบผ่านทางเว็บไซต์ http://phitsanulok.cdd.go.th/report เพื่อเพิ่ม/แก้ไขเรื่องรายงานและกำหนดการส่ง ในความรับผิดชอบของตนเอง พร้อมทั้งการอัพเดทผลการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอได้ตลอดเวลา

๓.         เจ้าหน้าที่และบุคคลทั่วไปสามารถเรียกดูสรุปการรับ-ส่งรายงานได้ ทั้งรายเดือน/รายรายไตรมาส/ราย ๖ เดือน/และรายปี ของระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time ผ่านทางเว็บไซต์ http://phitsanulok.cdd.go.th/report

กระบวนการ/ขั้นตอนการดำเนินงาน :

๑.         ออกแบบสรุปผลการส่งรายงานพร้อมกำหนดค่าคะแนน

๒.         นำเสนอความเห็นชอบและขอมติที่ประชุมหัวหน้ากลุ่ม/ฝ่าย พัฒนาการอำเภอ และนักวิชาการพัฒนาชุมชน

๓.         พัฒนาโปรแกรมระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time พร้อมเมนูดาวน์โหลดคู่มือการใช้งาน

๔.         ประชุมชี้แจงวิธีการและแนวทางการใช้งานของระบบฯ ในที่ประชุมหัวหน้ากลุ่ม/ฝ่าย พัฒนาการอำเภอ และนักวิชาการพัฒนาชุมชน

๕.         ดำเนินการใช้ระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก

๖.         สรุปประเมินผลการดำเนินงาน

งบประมาณ : ไม่ใช้งบประมาณ

สรุปผลสำเร็จของงาน :

๑.         มีระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานของสำนักงานพัฒนาชุมชนอำเภอ จังหวัดพิษณุโลก จำนวน ๑ ระบบ

๒.         ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ ทั้งในระดับจังหวัดและอำเภอ ให้ความสำคัญและมีการตรวจสอบผลการส่งรายงานเพิ่มมากขึ้น

การนำไปใช้ประโยชน์ :

๑.         ทุกหน่วยงานสามารถศึกษาเทคนิค/วิธีการ และกระบวนการ/ขั้นตอนการดำเนินงาน แล้วนำไปประยุกต์ใช้ในการพัฒนาระบบติดตามตรวจสอบการส่งรายงานฯ ของหน่วยงานได้เป็นอย่างดียิ่ง

๒.         ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกคน สามารถติดตามและตรวจสอบผลการส่งรายงานฯ ได้ตลอดเวลา

๓.         สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดพิษณุโลก ยังมีการใช้ระบบฯ จนถึงปัจจุบัน


เจ้าของความรู้ : นายธวัช  พะโยม
ตำแหน่ง : นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ
สถานที่ติดต่อ : กลุ่มงานสารสนเทศการพัฒนาชุมชน สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดพิษณุโลก
โทรศัพท์ : 08-6936-9991 /E-mail : dome.go.th@gmail.com /Line ID : dome.cdd.go.th