เทคนิคการประสานงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ : บุญธรรม สุภารัตน์ นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ. พิษณุโลก

เทคนิคการประสานงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ

          การทำงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ  นอกจากทำงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบแล้ว  ยังต้องพบปะ  ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง  ซึ่งได้แก่  เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานของตนเอง  ผู้รับจ้าง  หน่วยงานข้างเคียง  และจะขาดเสียมิได้  ก็คือ  เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน  ซึ่งใกล้ชิดกับเรามากที่สุด  มักเป็นระดับจังหวัด  เพราะเป็นทั้งที่ปรึกษาให้เราได้สอบถามระเบียบ  กฎหมาย  และแนวปฏิบัติที่ถูกต้องในการทำงาน  เป็นทั้งผู้คอยกำกับ  ควบคุม  ดูแลให้เราทำงานปฏิบัติตามระเบียบ กฎหมาย นโยบายต่าง ๆ   และที่สำคัญที่สุด  ก็คือ  เป็นผู้ตรวจติดตามการทำงาน  เพราะเมื่อใดที่เข้าตรวจ  เมื่อนั้น ก็จะพบข้อแก้ไข  ข้อบกพร่อง พร้อมบันทึกข้อสังเกต  ข้อสั่งการ  ให้เราได้แก้ไขทุกครั้ง  มากบ้าง  น้อยบ้าง  ซึ่งส่วนใหญ่  จะพบมาก  ถึงมากที่สุด

           ดังนั้น  ในฐานะที่เราต้องพบปะ ปรึกษาหารือ  และถูกตรวจติดตาม   แบบว่า  ชาตินี้  เราจะไม่แยกจากกัน  นอกจากต้องเลิกทำงานพัสดุ  หรือไม่ก็ยกเลิกหน่วยตรวจสอบภายใน  (ซึ่งเป็นไปไม่ได้)  แต่ทั้งนี้  ทั้งนั้น  ก็ยังดีกว่า  ต้องพบปะสตง. จริงไหม  เพื่อให้เราไม่เลิกทำงานพัสดุ  และตรวจสอบภายในไม่รู้จะเขียนอะไรว่าเรา  การติดต่อประสานงาน  จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง  ต่อไปนี้  เป็นเทคนิคเล็ก ๆ  น้อย ๆ  ที่อาจเหมาะสำหรับผู้สนใจในการนำไปใช้ประโยชน์

           1. สังเกตเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในแต่ละคน  ว่าใครเป็นมิตรมากที่สุด  ดูจากการทักทาย  ยิ้มแย้ม  และความเชี่ยวชาญของแต่ละคน 

           2. หมั่นทักทาย  ปราศรัย  ยกมือไหว้ทุกครั้งที่เจอ  เพื่อเพิ่มสัมพันธภาพและไมตรีอันดีงาม เป็นการสร้างความคุ้นเคย 

           3. ศึกษาข้อมูลก่อนทุกครั้ง  เพื่อนำไปสอบถามได้อย่างตรงประเด็น  แต่อย่าแสดงว่ารู้มากกว่าผู้ให้คำแนะนำ  เพราะจะเป็นการยกตนข่มท่าน  ทั้งนี้  ก็อย่าทำเป็นไม่รู้อะไรเลย เนื่องจากจะทำให้ผู้ให้คำแนะนำเบื่อหน่าย ทั้งนี้  ให้สังเกตอุปนิสัย ใจคอ  ของผู้ให้คำแนะนำด้วยว่า  ชอบบุคลิกแบบไหน  (อย่างนี้ คนพช. ถนัดอยู่แล้ว) จะได้วางตัวให้ถูก

           4. ให้ความสำคัญและให้เกียรติแก่ผู้ให้คำแนะนำ  หมายถึง  ปฏิบัติตามข้อเสนอแนะ  ถ้าสงสัยก็ให้โต้แย้งด้วยเหตุผล  โดยการอ้างระเบียบฯ กฎหมาย  อย่าโต้แย้งโดยบอกว่า  เพราะคนเก่าเคยทำมา ก็ไม่เห็นมีปัญหาอะไร  (ถ้าตอบอย่างนี้  สงสัยคงถามได้ครั้งเดียว)

           5. แสดงน้ำใจด้วยการไปขอบคุณ  เนื่องในโอกาสและเทศกาลสำคัญ โดยไม่ต้องใช้ของราคาแพง  หรือสิ่งของมากมาย  อาจจะเป็นสินค้า OTOP  สักชิ้น  เพราะอย่างน้อย คนไทยก็ยังยกย่องคนกตัญญู  แต่ต้องไม่ให้สิ่งของจนผู้รับรู้สึกว่า  เป็นการติดสินบน  หรือเป็นค่าตอบแทน ข้อนี้ควรระวังอย่างยิ่ง  เพราะเป็นดาบสองคม  เลือกวิธีการให้ดี  และเหมาะสม  ถ้าเลือกผิดติดลบ  เป็นเทคนิคเฉพาะตัว  ห้ามลอกเลียนแบบ

              จากเทคนิคที่กล่าวมาข้างต้น  จะเห็นได้ว่า  เป็นส่วนหนึ่งในหลายส่วนของเทคนิคเท่านั้น  เพราะบางท่านอาจจะมีเทคนิคที่ยอดเยี่ยม  น่าสนใจ  มากกว่านี้  แต่ยังไม่นำมาใช้และไม่ได้เผยแพร่  จึงอยากจุดประกายแนวคิดเพื่อเพิ่มความสำเร็จในการปฏิบัติงานให้มากกว่าเดิม  เพราะตรวจสอบภายใน  ยังน่ากลัวน้อยกว่าสตง. จริงไหม

           ส่วนการประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องอื่น ๆ เช่น คลังจังหวัด  คลังเขต  สามารถประยุกต์ใช้เทคนิคข้างต้นได้  และเพิ่มความอดทน  ความใจเย็น  เข้าไปอีกนิดนึง  เมื่อต้องประสานกับผู้รับจ้าง  หรือเจ้าของโครงการ ฯ  แล้วท่านจะเป็นเจ้าหน้าที่พัสดุที่ยอดเยี่ยมที่สุด (ในโลก) 

         บุญธรรม  สุภารัตน์  นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ  สพจ. พิษณุโลก  พฤษภาคม 2557