ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเสริมสร้างประสิทธิภาพด้านพัสดุ (รู้ก่อน ดีกว่ารู้ทีหลัง) : บุญธรรม สุภารัตน์ นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ. พิษณุโลก

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเสริมสร้างประสิทธิภาพด้านพัสดุ (รู้ก่อน  ดีกว่ารู้ทีหลัง)

                 ปัญหาอย่างหนึ่ง  ที่เจ้าหน้าที่พัสดุต้องประสบบ่อยครั้ง คือ  การปฏิบัติตามระเบียบ ฯ  ที่เกี่ยวข้อง  ซึ่งบางครั้งอาจผิดพลาด  โดยไม่ตั้งใจ  หรือทำไปด้วยความเคยชิน  เพราะเห็นว่าถือปฏิบัติต่อกันมา  เป็นต้น  ดังนั้น  การศึกษาระเบียบ ฯ  ก่อนทำงาน  จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง  เราจึงควรมาศึกษาส่วนหนึ่งของการทำงาน กันดีกว่า                         

             1.   วัตถุประสงค์ของการเรียนรู้ 

                   -  เพื่อเพิ่มพูนความรู้  ความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงานด้านพัสดุ  และกฎหมาย  ระเบียบ  ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง  และสามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  และประสิทธิผลยิ่งขึ้น

                   -  เพื่อป้องกันควบคุมขั้นตอนการปฏิบัติงาน  การอนุมัติ  มิให้เกิดความเสียหายและปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง                 

              2.  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม

                   - การพัสดุ  หมายถึง  การจัดทำเอง  การซื้อ  การจ้าง  การจ้างที่ปรึกษา  การจ้างออกแบบฯ  การแลกเปลี่ยน  การเช่า  การควบคุม  การจำหน่ายและการดำเนินการอื่นๆ

                   -  การจัดทำ แบ่งเป็น การจัดทำเอง , การซื้อ  การจ้าง,  การจ้างที่ปรึกษา,  การจ้างออกแบบและควบคุมงาน,  การแลกเปลี่ยน,  การเช่า 

                   -  ผู้เกี่ยวข้องกับการซื้อ – จ้าง  ได้แก่ เจ้าหน้าที่พัสดุ,  หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ,  หัวหน้าส่วนราชการ,  ผู้สั่งซื้อ-จ้าง,  คณะกรรมการต่างๆ,  ผู้ควบคุมงาน                                 

                   -  การแต่งตั้งคณะกรรมการ ผู้แต่งตั้งคือ  หัวหน้าส่วนราชการ ประกอบไปด้วย  ประธาน (ระดับ 3 ขึ้นไป) , กรรมการ (ปกติระดับ ๓ ขึ้นไป) จำนวนอย่างน้อย ๓ คน อาจตั้งบุคคลภายนอกร่วมก็ได้ ต้องตั้งเป็นครั้งๆ ไป  และไม่ตั้งกรรมการซ้ำกัน ต้องกำหนดระยะเวลาในการพิจารณา  ห้ามกรรมการรับและเปิดซองเป็นคณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา/กรรมการเปิดซองสอบราคา , กรรมการพิจารณาผลเป็นกรรมการตรวจรับ

                   -  การประชุมคณะกรรมการ  องค์ประชุมมีประธานและกรรมการไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง แต่ละคนมีเสียงหนึ่งในการลงมติ  มติกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก  ถ้าเสียงเท่ากันให้ประธานออกเสียงเพิ่มชี้ขาด  (กรรมการที่ไม่เห็นด้วย  ให้บันทึกความเห็นแย้งไว้)

                   -  วิธีซื้อ – จ้าง  มี  6  วิธี  โดย  1. กรณีใช้วงเงินกำหนดวิธีการ แบ่งเป็น วิธีตกลงราคา ครั้งหนึ่ง ไม่เกิน  100,000  บาท,  วิธีสอบราคาครั้งหนึ่ง  เกินกว่า  100,000  บาท ไม่เกิน  ๒,000,000  บาท,  วิธีประกวดราคา  ครั้งหนึ่ง  เกินกว่า ๒,๐๐๐,๐๐๐ บาทขึ้นไป  2. กรณีใช้วงเงินและเงื่อนไขกำหนดวิธีการ แบ่งเป็น  ซื้อโดยวิธีพิเศษเกินกว่า ๑๐๐,๐๐๐ บาท  และจ้างโดยวิธีพิเศษ เกินกว่า     1๐๐,๐๐๐ บาท  3. กรณีใช้เงื่อนไขกำหนดวิธีการใช้วิธีกรณีพิเศษ  4. กรณีอื่นๆได้แก่การจัดซื้อหรือจ้างโดยระบบอิเลคทรอนิกส์

                   -  ขั้นตอนการซื้อและการจ้างทุกวิธี  เจ้าหน้าที่พัสดุทำรายงาน            ขอซื้อ/จ้างพัสดุทั่วไป ที่ดิน หัวหน้าส่วนราชการให้ความเห็นชอบและแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการตกลงราคา  สอบราคา,  ประกวดราคา,  วิธีพิเศษ,  กรณีพิเศษ  ขออนุมัติซื้อ/จ้าง พร้อมทำสัญญา ตรวจรับ และเบิกจ่าย

                   -  หลักเกณฑ์ในการจัดทำเอกสารสอบ/ประกวดราคา  ประกอบด้วย  การกำหนดคุณสมบัติของผู้เสนอราคา  ,  การกำหนดให้เสนอเอกสารหลักฐานต่างๆ, การกำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ

-2-

                   -  ขั้นตอนการสอบราคา ได้แก่  จัดทำเอกสารสอบราคา  จัดทำรายงานขอซื้อ/จ้าง  และแต่งตั้งกรรมการ การประกาศเผยแพร่การสอบราคา การรับซอง  การพิจารณาผลการสอบราคา  การขออนุมัติสั่งซื้อ/สั่งจ้าง  และการทำสัญญา

                   -  ขั้นตอนการประกวดราคา ได้แก่  จัดทำเอกสารประกวดราคา  จัดทำรายงานขอซื้อ/จ้างและแต่งตั้งกรรมการ  การประกาศเผยแพร่การประกวดราคา  การรับและเปิดซอง  การพิจารณาผลการประกวดราคา  การขออนุมัติสั่งซื้อ/สั่งจ้าง  การทำสัญญา

                   -  การซื้อหรือจ้างโดยวิธีกรณีพิเศษ  ได้แก่  การซื้อหรือจ้างจากส่วนราชการ หน่วยงานส่วนท้องถิ่นหรือรัฐวิสาหกิจ  ในกรณีเป็นผู้ผลิตพัสดุหรือทำงานจ้างนั้นเอง  และ นรม.อนุมัติให้ซื้อหรือจ้าง  มีกฎหมายหรือมติคณะรัฐมนตรีกำหนดให้ซื้อหรือจ้าง  และกรณีนี้ให้รวมถึงหน่วยงานอื่นที่มีกฎหมายหรือมติคณะรัฐมนตรีกำหนดด้วย

                   -  รูปแบบของสัญญา แบ่งเป็น  เต็มรูป ได้แก่ ตัวอย่างสัญญาที่กวพ.กำหนด  มีข้อความแตกต่าง เสียเปรียบ/ไม่รัดกุม ร่างใหม่, ลดรูป ได้แก่ข้อตกลงเป็นหนังสือ(ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง) ตกลงราคา  ส่งของ 5 วันทำการ  กรณีพิเศษ  การซื้อ/จ้างโดยวิธีพิเศษ (บางกรณี) , ไม่มีรูป ไม่เกิน 10,000 บาท ตกลงราคาฉุกเฉิน

                   -  การปรับอัตราและเงื่อนไข  ซื้อจ้าง ไม่ต้องการผลสำเร็จพร้อมกัน = ร้อยละ 0.01-0.2 ของราคาพัสดุยังไม่ได้รับมอบ ,จ้างต้องการผลสำเร็จพร้อมกัน = เงินตายตัวในอัตราร้อยละ 0.01 – 0.1 (>100 บาท), จ้างก่อสร้างที่มีผลกระทบต่อการจราจรในอัตราร้อยละ 0.5  ผู้มีอำนาจ

กำหนดคือหัวหน้าส่วนราชการ                                           

                   -  การขยายเวลา  การงดหรือลดค่าปรับ หัวหน้าส่วนราชการเป็นผู้มีอำนาจ

โดยมีหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้  เหตุเกิดจากความผิดหรือความบกพร่องของส่วนราชการ  เหตุสุดวิสัย  และเหตุเกิดจากพฤติการณ์อันหนึ่งอันใดที่คู่สัญญาไม่ต้องรับผิดตามกฎหมาย

                             -  การตรวจรับพัสดุ  ตรวจ ณ ที่ทำการ  ตามสัญญา  ตรวจให้ถูกต้องครบถ้วนตามสัญญา จำเป็นใช้สถิติได้  ปกติให้ตรวจในวันที่คู่สัญญาส่งมอบ  ถ้าตรวจถูกต้องให้ถือว่าส่งมอบถูกต้องวันส่ง  ถ้าไม่ถูกต้องรายงานหัวหน้าส่วนราชการ  ถ้าความเห็นไม่ตรงกันเสนอหัวหน้าส่วนราชการ

                             -  การตรวจการจ้าง  ตรวจสอบรายงานของผู้ควบคุมงานกับสัญญา  ออกตรวจงานในสถานที่ก่อสร้าง  ปกติให้ตรวจงานที่ส่งมอบ  ภายใน  3  วันทำการ  ถ้าตรวจถูกต้องให้ถือว่าส่งมอบถูกต้องวันส่ง  ถ้าความเห็นไม่ตรงกันให้เสนอหัวหน้าส่วนราชการ

                             -  การแก้ไขสัญญา  หรือข้อตกลง  มีหลักการคือ ลงนามแล้วแก้ไขไม่ได้  เหตุที่แก้ไขได้คือ  เป็นความจำเป็นโดยไม่ทำให้ทางราชการเสียประโยชน์/เป็นการแก้ไขเพื่อประโยชน์ แก่ทางราชการ

มีวิธีการดังนี้  ทำสัญญาแก้ไขเพิ่มเติม  ตกลงเรื่องเงิน/เวลาพร้อมกันไป  ถ้าเกี่ยวกับเทคนิคต้องได้รับการรับรอง  ต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยวิธีการงบประมาณ(ถ้ามี)

                             -  การบอกเลิกสัญญา  การซื้อเมื่อผู้ขายผิดสัญญา,  การจ้างเมื่อผู้รับจ้างไม่เริ่มทำงานภายในกำหนด และผู้รับจ้างทำงานไม่แล้วเสร็จภายในกำหนด

                   -  ผู้ทิ้งงาน ความผิดที่จะต้องลงโทษได้แก่  ไม่มาทำสัญญาหรือข้อตกลง ,คู่สัญญา/ผู้รับจ้างช่วง  ไม่ปฏิบัติตามสัญญา,  ไม่แก้ไขข้อบกพร่อง  ในระหว่างประกัน  หรือใช้ของไม่ได้มาตรฐานหรือไม่ครบทำให้งานเสียหายอย่างร้ายแรง,  งานก่อสร้างสาธารณูปโภค  ใช้ของที่มีข้อบกพร่อง  หรือไม่ได้มาตรฐานหรือ  ไม่ครบถ้วน,  ที่ปรึกษา  ที่มีผลงานบกพร่อง ผิดพลาด  หรือก่อให้เกิดความเสียหายอย่างร้ายแรง,  มีการกระทำขัดขวางการแข่งขันราคาอย่างเป็นธรรม

-3-              

                      3.   วิธีปฏิบัติในการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ

                             -  การเบิกจ่ายเงินของส่วนราชการให้ถือปฏิบัติตามระเบียบของทางราชการที่เกี่ยวข้อง   โดยวิธีการเบิกจ่าย  ให้ถือปฏิบัติตามขั้นตอนของระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง  การเก็บรักษาเงิน  และการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. 2551  ข้อ  24  การขอเบิกเงินของส่วนราชการสำหรับการซื้อทรัพย์สิน ฯ  ได้แก่

                             -ใบสั่งซื้อ  ใบสั่งจ้าง  มีวงเงินตั้งแต่ห้าพันบาทขึ้นไป  โดยกรมบัญชีกลางจ่ายเงินเข้าบัญชีให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินของส่วนราชการโดยตรง

                             -แต่หากจำนวนเงินไม่ถึง  5,000  บาท  ไม่ต้องจัดทำใบสั่งซื้อสั่งจ้างในระบบ  โดยกรมบัญชีกลางจะจ่ายเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการเพื่อไปจ่ายต่อให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินต่อไป  หรือหากส่วนราชการต้องการให้จ่ายเงินเข้าบัญชีให้กับเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินของส่วนราชการโดยตรงก็ได้

                             -การซื้อทรัพย์สิน  จ้างทำของ  หรือเช่าทรัพย์สิน   ให้ส่วนราชการดำเนินการขอเบิกเงินจากคลังโดยเร็ว  อย่างช้า ไม่เกิน 5 วันทำการ  นับจากวันที่ได้ตรวจรับถูกต้องแล้ว ฯ

                              1)  การเบิกจ่ายเงินหรือก่อหนี้ผูกพันได้เฉพาะมีกฎหมาย  ระเบียบ  ข้อบังคับ  คำสั่งมติคณะรัฐมนตรี  หรือได้รับอนุญาตจากกระทรวงการคลัง

                              2)  การเบิกเงินเพื่อการใดจะต้องนำไปจ่ายเพื่อการนั้น

                              3)  หนี้ต้องถึงกำหนดชำระหรือใกล้จะถึงกำหนดชำระ

                              4)  ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในปีงบประมาณใด  ให้เบิกจากเงินงบประมาณรายจ่ายของปีนั้น  เว้นแต่   กันเงินไว้เบิกเหลื่อมปี (มีหนี้/ไม่มีหนี้)  ,  ค่าใช้จ่ายค้างเบิกข้ามปี , ค่าใช้จ่ายที่ให้ถือเป็นรายจ่ายเมื่อได้รับแจ้งให้ชำระหนี้  (ทุกเดือน  เฉพาะ ก.ย.)  ,  เงินยืมคาบเกี่ยว

                              5)  เบิกภายในเงินประจำงวด                                  

                   เพื่อให้การทำงานด้านพัสดุ  และการเบิกจ่ายเป็นไปด้วยความเรียบร้อย  มีประสิทธิภาพ  ในฐานะเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน  จึงควรศึกษาแนวทางดังกล่าวข้างต้นเพื่อถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัดต่อไป

                                                       นางบุญธรรม  สุภารัตน์ 

                                                     นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ  สพจ.พิษณุโลก

                                                                     เมษายน   ๒๕๕๗