การจัดทำ Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ : ธวัช พะโยม นว.พช.ชำนาญการ สพจ.พิษณุโลก

การจัดทำ Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗

หลักการ/แนวคิด

การจัดเก็บข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ เป็นการจัดเก็บข้อมูลรายครัวเรือนของทุกหมู่บ้าน/ชุมชน ซึ่งเป็นการจัดเก็บข้อมูลทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้อง ครบถ้วน เป็นไปตามเป้าหมาย และเสร็จทันตามระยะเวลาที่กำหนด จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการติดตามรายงานผลความก้าวหน้าอยู่ตลอดเวลา เพื่อให้ผู้บริหารได้รับทราบปัญหา/อุปสรรค และผลความก้าวหน้าของการดำเนินงาน

จากการทบทวนการดำเนินงานของปีที่ผ่านมาการรายงานผลความก้าวหน้าการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ทั้งในระดับอำเภอและจังหวัด เป็นภารกิจของเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบจะต้องประสานและรวบรวมผลจากแต่ละหมู่บ้าน/ตำบล/อำเภอ และสรุปเป็นภาพรวมจังหวัด ซึ่งจะต้องใช้ความพยายาม และความละเอียดรอบคอบในการประสานงานและการคำนวณตัวเลข เป็นอย่างมาก ซึ่งอาจทำให้เกิดความยุ่งยาก ล่าช้า และเกิดข้อผิดพลาดได้

ดังนั้น เพื่อให้การบริหารการจัดเก็บข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) ข้อมูลข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ ของจังหวัดพิษณุโลก มีประสิทธิภาพ ผู้บริหารทั้งในระดับกรมฯ ระดับจังหวัดและระดับอำเภอ สามารถติดตามผลความก้าวหน้าได้ตลอดเวลา จึงได้จัดทำ Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี 2557 ขึ้น 

เทคนิค/วิธีการ :

๑.  ศึกษาวิธีการเขียน PERT และจัดทำ PERT การบริหารการจัดเก็บข้อมูล (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗

๒. ศึกษาวิธีการใช้งาน MS Excel เกี่ยวกับวิธีการใช้งานทั่วไป เช่น การสร้างตารางข้อมูล การสร้างสูตรคำนวณ เช่น คำสั่ง Sum การสร้างชีตงานใหม่ การ Sum ข้อมูลข้ามชีตงาน

๓. ศึกษาค้นคว้าหาความรู้ และวิธีการใช้งานสเปรดชีตในแอพพลิเคชั่นของกูเกิลไดรฟ์  ด้วยตนเอง จากเอกสารตำราคู่มือที่มีจำหน่วยตามร้านหนังสือทั่วไป และวิธีการที่มีการโพสต์เพื่อแชร์ความรู้ผ่านทางเว็บไซต์ต่าง ๆ หรือ ค้นหาจาก google.com

๔. สร้างแบบรายงานด้วยโปรแกรม MS Excel โดยสร้างชีตระดับอำเภอ/จังหวัด ชีตระดับตำบล ชีตระดับหมู่บ้าน และชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอทุกอำเภอ

 โดยชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอ จะสร้างตารางเก็บข้อมูลรายหมู่บ้าน ๆ ละ 1 แถว จนครบทุกหมู่บ้านของอำเภอ มีรายละเอียด ชื่ออำเภอ ตำบล บ้าน จำนวนครัวเรือนเป้าหมาย ผลการจัดเก็บ ร้อยละ ผลการบันทึกข้อมูล ร้อยละ

 ชีตระดับหมู่บ้าน จะสร้างหรือไม่ก็ได้ แต่ผมสร้างเพื่อเป็นชีตรวมหมู่บ้านทั้งจังหวัด โดยกำหนดให้ดึงข้อมูลจากชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอทุกอำเภอมารวมกัน โดยในแต่ละ cell ข้อมูล เช่น ชื่ออำเภอ กำหนดให้มีค่าเท่ากับ cell ชื่ออำเภอของชีตหมู่บ้านแยกรายอำเภอ cell ชื่อตำบลเท่ากับ cell ชื่อตำบลของชีตหมู่บ้านฯ ทำจนครบทุกรายละเอียดข้อมูล และครบทุกหมู่บ้าน

 ชีตระดับตำบล จะสร้างตารางรายชื่อตำบลทุกตำบล โดยมีรายละเอียดชื่ออำเภอ ตำบล จำนวนครัวเรือนเป้าหมาย ผลการจัดเก็บ ร้อยละ ผลการบันทึก ร้อยละ เหมือนกับชีตระดับหมู่บ้าน และกำหนดสูตรใน cell จำนวนครัวเรือนเท่ากับผลรวมของจำนวนครัวเรือนของทุกหมู่บ้านในตำบลจากชีตระดับหมู่บ้าน ใน cell อื่น เช่น ผลการจัดเก็บ ผลการบันทึก ก็กำหนดสูตรคล้ายกัน ทำจนครบทุกตำบล

 ชีตระดับอำเภอ จะสร้างตารางรายชื่ออำเภอทุกอำเภอ โดยมีรายละเอียดชื่ออำเภอ จำนวนครัวเรือนเป้าหมาย ผลการจัดเก็บ ร้อยละ ผลการบันทึก ร้อยละ เหมือนกับชีตระดับตำบล และกำหนดสูตรใน cell จำนวนครัวเรือนเท่ากับผลรวมของจำนวนครัวเรือนของทุกตำบลในอำเภอจากชีตระดับตำบล ใน cell อื่น เช่น ผลการจัดเก็บ ผลการบันทึก ก็กำหนดสูตรคล้ายกัน ทำจนครบทุกอำเภอ

เสร็จแล้วบันทึกไฟล์งานเป็นไฟล์ MS Excel

๕. ลงทะเบียนสมัครเป็นสมาชิกของ Google.com โดยคลิกที่สร้างบัญชี แต่ถ้าเป็นสมาชิกอยู่แล้วให้ลงชื่อและรหัสผ่านเข้าใช้ได้เลย

             ๖. เมื่อสร้างบัญชีผู้ใช้และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google แล้ว ให้คลิกเลือกไอคอนแอพพลิเคชั่น (รูปตารางสี่เหลี่ยมรูปเล็ก 9 รูป) จะปรากฏแอพพลิเคชั่นให้เลือกใช้งาน ให้คลิกเลือกที่ไอคอน ไดรฟ์

 

๗. เลือกคำสั่งสร้าง -> สเปรดชีต

 ๘. ที่หน้าโปรแกรมสเปรดชีตเลือกเมนูไฟล์ -> นำเข้า

 ๙. ที่หน้าต่างนำเข้าไฟล์เลือกอัปโหลด -> คลิกปุ่มเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ (สี่น้ำเงิน)

 ๑๐. เลิกไฟล์ MS Excel จากเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ ที่สร้างไว้แล้วจากขั้นตอนที่ ๔ แล้วคลิกปุ่ม Open

 ๑๑. ที่หน้าต่างไดรฟ์ ให้เลือกที่ไดรฟ์ของฉัน จะเห็นไฟล์ MS Excel ที่อัปโหลด (BMN_Rural57 คือ จปฐ. และไฟล์ BMN_CITY57 คือ ข้อมูลพื้นฐาน) ให้คลิกที่ไฟล์ที่ต้องการเปิด

              ๑๒.วิธีการสร้างเงื่อนไขร้อยละของผลการจัดเก็บและผลการบันทึกโดยเลือกคำสั่งที่เมนูรูปแบบ -> การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

 

             ๑๓. จะปรากฏหน้าต่างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้เลือกเงื่อนไขที่ต้องการและกำหนดค่าต่าง ๆ เช่น ค่าตัวเลขเงื่อนไข ค่าสีข้อความ ค่าสีพื้นหลัง 

                 * ให้คลิกที่ +เพิ่มกฎอื่น หากต้องการเพิ่มเงื่อนไข เสร็จแล้วคลิกปุ่ม บันทึกกฎ (สี่น้ำเงิน)

           ๑๔. วิธีกำหนดช่วงของเซลที่ต้องการป้องกัน ให้คลิกคำสั่งเมนู ข้อมูล -> ช่วงที่ต้้งชื่อและป้องกัน

          ๑๕. คลิกเม้าส์แล้วลากคลุมเซลที่ต้องการป้องกัน แล้วคลิกปุ่ม +เพิ่มช่วง แล้วคลิกเลือกว่าต้องการป้องกันหรือไม่ในช่องสี่เหลี่ยมเล็กหน้าข้อความป้องกัน พร้อมตั้งชื่อช่วงที่ป้องกัน และคลิกปุ่มเสร็จสิ้น (สี่น้ำเงิน) ทำจนครบทุกช่วงที่ต้องการ

 

          ๑๖. วิธีการแทรกแผนภูมิ ให้คลิกคำสั่งเมนูแทรก -> แผนภูมิ

           ๑๗. วิธีการป้องกันแผ่นงาน ให้คลิกที่รูปลูกศรสามเหลี่ยมเล็กสีดำที่หลังชื่อชีตที่ต้องการป้องกัน -> ป้องกันแผ่นงาน

           ๑๘. วิธีการแชร์ให้ผู้อื่นสามารถมองเห็นโปรแกรมได้ ให้คลิกที่คำสั่งเมนูไฟล์ -> แชร์

           ๑๙. การตั้งค่าการแชร์ ที่หน้าต่างการตั้งค่าการแชร์ หัวข้อผู้ที่สามารถเข้าถึง ให้คลิกที่คำสั่ง เปลี่ยน...

            ๒๐. ให้เลือกสถานะและกำหนดค่าการแชร์ลิงค์ และการเข้าถึงได้ตามต้องการ แล้วคลิกปุ่มบันทึก (สีน้ำเงิน)

              ๒๑. กลับมาที่หน้าต่างการตั้งค่าการแชร์ ให้คัดลอกข้อความในช่อง ลิงค์ที่จะแชร์

              ๒๒. นำไปใส่ค่าลิงค์สำหรับปุ่ม/ไอคอนที่ต้องการสร้างลิงค์จากหน้าเว็บสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัด

กระบวนการ/ขั้นตอนการดำเนินงาน :

๑.  จัดสถานที่ในห้อง Operation Room : OR ข้อมูลความจำเป็นพื้นฐาน (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ เช่น โต๊ะทำงานพร้อมเก้าอี้ และเครื่องคอมพิวเตอร์

๒.  จัดทำป้าย PERT การบริหารการจัดเก็บข้อมูล (จปฐ.) และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ พร้อมข้อมูลจำนวนครัวเรือนเป้าหมายการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน จำแนกรายอำเภอ ปิดบนผนังห้อง

๓.  พัฒนาโปรแกรมระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ปี ๒๕๕๗และระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time พร้อมวิธีใช้งาน

๔.  ประชุมชี้แจงบริหารการจัดเก็บข้อมูลฯ และการรายงานผ่านระบบรายงานฯ แบบ Online Real Time แก่หัวหน้ากลุ่ม/ฝ่าย พัฒนาการอำเภอ นักวิชาการพัฒนาชุมชนทุกกลุ่มงาน และพัฒนากร

๕.  กำหนด D-Day การจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ พร้อมกันทุกหมู่บ้านในวันที่ ๙ มกราคม ๒๕๕๗ โดยกำหนดให้มีพิธีการเปิดการจัดเก็บข้อมูลฯ ในหมู่บ้านนำร่องอำเภอละ ๑ แห่ง รวม ๙ แห่ง

๖.   จัดทำแบบรายงานทะเบียนครัวเรือนที่ไม่ได้จัดเก็บข้อมูลฯ พร้อมเหตุผล

๗.  แบ่งพื้นที่รับผิดชอบสำหรับคณะทำงานบริหารการจัดเก็บข้อมูลฯ ระดับจังหวัด ร่วมกับ นักวิชาการพัฒนาชุมชนของ สพจ.พิษณุโลก ออกเป็น ๓ คณะ ๆ ละ ๓ อำเภอ เพื่อทำหน้าที่ในการนิเทศตรวจสอบคุณภาพการจัดเก็บข้อมูลฯ ให้มีความถูกต้อง ครบถ้วน และเสร็จทันตามระยะเวลาที่กำหนด โดยใช้ข้อมูลจากระบบรายงานฯ แบบ Online Real Time ประกอบการนิเทศตรวจสอบคุณภาพการจัดเก็บข้อมูลฯ

๘.  รวบรวม ตรวจสอบ และประมวลผลข้อมูลฯ ส่งกรมการพัฒนาชุมชน

สรุปผลสำเร็จของงาน :

๑. มีระบบระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. ปี ๒๕๕๗ และระบบรายงานผลความก้าวหน้าการบริหารการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ จังหวัดพิษณุโลก แบบ Online Real Time จำนวน ๒ ระบบ

๒. ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ ทั้งในระดับจังหวัดและอำเภอ ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูล จปฐ. และข้อมูลพื้นฐาน ปี ๒๕๕๗ และระบบรายงานผลฯ เพิ่มมากขึ้น

๓. ข้อมูลฯ มีความถูกต้อง ครบถ้วน เพิ่มมากขึ้น

การนำไปใช้ประโยชน์ :

๑. ทุกหน่วยงานสามารถศึกษาเทคนิค/วิธีการ และกระบวนการ/ขั้นตอนการดำเนินงาน แล้วนำไปประยุกต์ใช้ในการจัดทำห้อง Operation Room : OR และระบบติดตามรายงานผลฯ ของหน่วยงานได้เป็นอย่างดียิ่ง

๒. ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ทุกคน สามารถติดตามและตรวจสอบการรายงานฯ ได้ตลอดเวลา

เจ้าของความรู้ : นายธวัช  พะโยม
ตำแหน่ง : นักวิชาการพัฒนาชุมชนชำนาญการ
สถานที่ติดต่อ : กลุ่มงานสารสนเทศการพัฒนาชุมชน สำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัดพิษณุโลก
โทรศัพท์ : 08-6936-9991 /E-mail : dome.go.th@gmail.com /Line ID : dome.cdd.go.th

การเตรียมความพร้อมการยกเลิกการจัดทำบัญชีเกณฑ์คงค้างด้วยมือ (Manual) ด้านบัญชีสินทรัพย์ถาวรและขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุและครุภัณฑ์ที่เสื่อมสภาพ : บุญธรรม สุภารัตน์ นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ. พิษณุโลก

การเตรียมความพร้อมการยกเลิกการจัดทำบัญชีเกณฑ์คงค้างด้วยมือ (Manual)

ด้านบัญชีสินทรัพย์ถาวรและขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุและครุภัณฑ์ที่เสื่อมสภาพ

                    

          เจ้าหน้าที่พัสดุ  มีหน้าที่ควบคุม  ดูแล  รักษาวัสดุครุภัณฑ์ของสำนักงาน ฯ  ดังนั้น  การศึกษาแนวปฏิบัติเกี่ยวกับงานดังกล่าว  จึงมีความจำเป็น  และสำคัญเป็นอย่างยิ่ง  ซึ่งในปีงบประมาณ  2557  กรมการพัฒนาชุมชน  มีแนวทางยกเลิกการจัดทำบัญชีเกณฑ์คงค้างด้วยมือ  ด้านบัญชีสินทรัพย์  ดังนั้น  เราจึงควรศึกษาข้อมูล  ดังต่อไปนี้

           1.  การควบคุม  การปฏิบัติเกี่ยวกับโปรแกรมการบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ถาวร  ผ่าน GFMIS Web  Online  โดยอายุการใช้งาน  และอัตราค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน  ให้ใช้ค่าที่กำหนดจากกรมการพัฒนาชุมชน เริ่มบันทึกผ่าน GFMIS ตั้งแต่วันที่  1  มิถุนายน 2557  เป็นต้นไป  และบันทึก ฯ สินทรัพย์ที่มีมูลค่าขั้นต่ำที่กำหนด 5,000 บาท ขึ้นไป  ทั้งนี้  สินทรัพย์แต่ละรายการอาจมีมูลค่าต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด  แต่มูลค่าโดยรวมของสินทรัพย์ประเภทนั้น  สูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนด ก็ให้นำมารวมกันและรับรู้เป็นประเภทของสินทรัพย์นั้นๆ เช่น  ครุภัณฑ์สำนักงาน (ชุดรับแขก) ชุดเครื่องเสียง  เป็นต้น ส่วนกรณีเป็นครุภัณฑ์ที่มีมูลค่าไม่ถึง 5,000  บาท  ไม่ต้องบันทึกในระบบ GFMIS แต่ให้ควบคุมในทะเบียนคุมสินทรัพย์  โดยบันทึกบัญชีค่าครุภัณฑ์ต่ำกว่าเกณฑ์  และไม่ต้องบันทึกสินทรัพย์ย้อนหลัง

  2.  ขั้นตอนการจำหน่ายพัสดุและครุภัณฑ์ที่เสื่อมสภาพ  มีขั้นตอนดำเนินการดังนี้

      ขั้นตอนที่ 1

      1)  ตรวจสอบพัสดุประจำปี                                                                           

      2)  ในกรณีถ้ามีวัสดุของทางราชการเกิดการชำรุดเสื่อมคุณภาพ  หรือสูญไป  หรือไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป  ก่อนมีการตรวจสอบประจำปี   (ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี  พ.ศ.2535  และที่แก้ไขเพิ่มเติม ข้อ 155)                                             

      3)  ถ้าพบตามข้อ 1 หรือ 2 แต่งตั้งคณะกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง หรือ 

 คณะกรรมการกำหนดราคากลางอย่างน้อยชุดละ 3 คน (ตามระเบียบสำนักนายกฯ ข้อ 156)

      4)  คณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง  รายงานผลต่อหัวหน้าส่วนราชการ  พร้อมแนบรายการพัสดุและครุภัณฑ์ที่จะจำหน่ายทุกชนิด  พร้อมภาพถ่ายสี (สำหรับรถยนต์ 5 ภาพ ด้านหน้า หลัง ซ้าย ขวาและตัวเครื่อง)  ระบุ  ประเภทและชื่อพัสดุ-ครุภัณฑ์  เลขที่สินทรัพย์ในระบบ GFMIS รหัสครุภัณฑ์  อายุการใช้งาน  และสำเนาคู่มือทะเบียนรถ

      5)  กรณีขอจำหน่ายรถยนต์  เห็นควรสำนักงานพัฒนาชุมชนจังหวัด ให้สำนักงานขนส่งจังหวัด  เป็นผู้ประเมินราคารถยนต์  เพื่อให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

      6)  เมื่ออนุมัติให้จำหน่ายแล้ว  เจ้าหน้าที่พัสดุแจ้งคณะกรรมการกำหนดราคากลาง  เพื่อกำหนดราคากลางเพื่อจำหน่ายต่อหัวหน้าส่วนราชการ

      7)  จังหวัดแจ้งขอความเห็นชอบจำหน่ายและราคากับกรมฯ (หัวหน้าส่วนราชการเจ้าของงบประมาณ)

      ขั้นตอนที่ 2

      1.  เมื่อจังหวัดได้รับแจ้งผลการอนุมัติให้จำหน่าย  ให้บันทึกแต่งตั้งคณะกรรมการฯ ดำเนินการจำหน่ายพัสดุและครุภัณฑ์ที่เสื่อมสภาพ

      2.  จัดทำประกาศจำหน่ายพัสดุและครุภัณฑ์ที่เสื่อมสภาพ

-2-

     3.  สำเนาประกาศฯ แจ้งกรมฯ และสำนักงานประชาสัมพันธ์จังหวัด  เพื่อปิดประกาศในที่เปิดเผยล่วงหน้า 10 วัน ก่อนวันจำหน่าย (ตามระเบียบสำนักนายกฯ ข้อ 110)

     ขั้นตอนที่ 3

     1.  เมื่อจำหน่ายแล้ว  เจ้าหน้าที่การเงินออกใบเสร็จรับเงินและนำส่งเงินเป็นรายได้แผ่นดิน  และบันทึกข้อมูลในระบบ GFMIS

     2.  เจ้าหน้าที่พัสดุ  ตัดจ่ายพัสดุที่จำหน่ายได้ออกจากทะเบียนคุมทันที

     3.  กรณีจำหน่ายไม่ได้  เนื่องจากไม่มีผู้เสนอราคาสูงกว่าราคาประเมินราคากลาง ให้แจ้งกรมฯ เพื่อให้ใช้วิธีสอบราคาซื้อโดยอนุโลม  แต่ถ้าพัสดุและครุภัณฑ์มีราคาซื้อหรือได้มาครั้งนั้นรวมกันไม่เกิน 100,000 บาทให้ใช้วิธีตกลงราคา  โดยไม่ต้องแจ้งกรมฯ  เพื่อขอปรับราคาลดลง (ตามระเบียบสำนักนายกฯข้อ 157)

     4.  แจ้งสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินทราบ  ภายใน 30 วันนับแต่วันลงจ่ายพัสดุ (ตามระเบียบสำนักนายกฯ ข้อ 160)

     ขั้นตอนที่กล่าวมาทั้งหมดนี้  เจ้าหน้าที่พัสดุจะได้ใช้เป็นข้อมูลเบื้องต้นในการศึกษา  เพื่อเป็นแนวทางการทำงาน   ลดเวลาในการทำงาน  และผู้สนใจได้เรียนรู้พร้อมสร้างความเข้าใจร่วมกัน

                                                       นางบุญธรรม  สุภารัตน์ 

                                                     นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ.พิษณุโลก

                                                                    พฤษภาคม   ๒๕๕๗

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเสริมสร้างประสิทธิภาพด้านพัสดุ (รู้ก่อน ดีกว่ารู้ทีหลัง) : บุญธรรม สุภารัตน์ นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ. พิษณุโลก

ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเสริมสร้างประสิทธิภาพด้านพัสดุ (รู้ก่อน  ดีกว่ารู้ทีหลัง)

                 ปัญหาอย่างหนึ่ง  ที่เจ้าหน้าที่พัสดุต้องประสบบ่อยครั้ง คือ  การปฏิบัติตามระเบียบ ฯ  ที่เกี่ยวข้อง  ซึ่งบางครั้งอาจผิดพลาด  โดยไม่ตั้งใจ  หรือทำไปด้วยความเคยชิน  เพราะเห็นว่าถือปฏิบัติต่อกันมา  เป็นต้น  ดังนั้น  การศึกษาระเบียบ ฯ  ก่อนทำงาน  จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง  เราจึงควรมาศึกษาส่วนหนึ่งของการทำงาน กันดีกว่า                         

             1.   วัตถุประสงค์ของการเรียนรู้ 

                   -  เพื่อเพิ่มพูนความรู้  ความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงานด้านพัสดุ  และกฎหมาย  ระเบียบ  ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง  และสามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ  และประสิทธิผลยิ่งขึ้น

                   -  เพื่อป้องกันควบคุมขั้นตอนการปฏิบัติงาน  การอนุมัติ  มิให้เกิดความเสียหายและปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบที่เกี่ยวข้อง                 

              2.  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ.2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม

                   - การพัสดุ  หมายถึง  การจัดทำเอง  การซื้อ  การจ้าง  การจ้างที่ปรึกษา  การจ้างออกแบบฯ  การแลกเปลี่ยน  การเช่า  การควบคุม  การจำหน่ายและการดำเนินการอื่นๆ

                   -  การจัดทำ แบ่งเป็น การจัดทำเอง , การซื้อ  การจ้าง,  การจ้างที่ปรึกษา,  การจ้างออกแบบและควบคุมงาน,  การแลกเปลี่ยน,  การเช่า 

                   -  ผู้เกี่ยวข้องกับการซื้อ – จ้าง  ได้แก่ เจ้าหน้าที่พัสดุ,  หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ,  หัวหน้าส่วนราชการ,  ผู้สั่งซื้อ-จ้าง,  คณะกรรมการต่างๆ,  ผู้ควบคุมงาน                                 

                   -  การแต่งตั้งคณะกรรมการ ผู้แต่งตั้งคือ  หัวหน้าส่วนราชการ ประกอบไปด้วย  ประธาน (ระดับ 3 ขึ้นไป) , กรรมการ (ปกติระดับ ๓ ขึ้นไป) จำนวนอย่างน้อย ๓ คน อาจตั้งบุคคลภายนอกร่วมก็ได้ ต้องตั้งเป็นครั้งๆ ไป  และไม่ตั้งกรรมการซ้ำกัน ต้องกำหนดระยะเวลาในการพิจารณา  ห้ามกรรมการรับและเปิดซองเป็นคณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา/กรรมการเปิดซองสอบราคา , กรรมการพิจารณาผลเป็นกรรมการตรวจรับ

                   -  การประชุมคณะกรรมการ  องค์ประชุมมีประธานและกรรมการไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง แต่ละคนมีเสียงหนึ่งในการลงมติ  มติกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก  ถ้าเสียงเท่ากันให้ประธานออกเสียงเพิ่มชี้ขาด  (กรรมการที่ไม่เห็นด้วย  ให้บันทึกความเห็นแย้งไว้)

                   -  วิธีซื้อ – จ้าง  มี  6  วิธี  โดย  1. กรณีใช้วงเงินกำหนดวิธีการ แบ่งเป็น วิธีตกลงราคา ครั้งหนึ่ง ไม่เกิน  100,000  บาท,  วิธีสอบราคาครั้งหนึ่ง  เกินกว่า  100,000  บาท ไม่เกิน  ๒,000,000  บาท,  วิธีประกวดราคา  ครั้งหนึ่ง  เกินกว่า ๒,๐๐๐,๐๐๐ บาทขึ้นไป  2. กรณีใช้วงเงินและเงื่อนไขกำหนดวิธีการ แบ่งเป็น  ซื้อโดยวิธีพิเศษเกินกว่า ๑๐๐,๐๐๐ บาท  และจ้างโดยวิธีพิเศษ เกินกว่า     1๐๐,๐๐๐ บาท  3. กรณีใช้เงื่อนไขกำหนดวิธีการใช้วิธีกรณีพิเศษ  4. กรณีอื่นๆได้แก่การจัดซื้อหรือจ้างโดยระบบอิเลคทรอนิกส์

                   -  ขั้นตอนการซื้อและการจ้างทุกวิธี  เจ้าหน้าที่พัสดุทำรายงาน            ขอซื้อ/จ้างพัสดุทั่วไป ที่ดิน หัวหน้าส่วนราชการให้ความเห็นชอบและแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินการตกลงราคา  สอบราคา,  ประกวดราคา,  วิธีพิเศษ,  กรณีพิเศษ  ขออนุมัติซื้อ/จ้าง พร้อมทำสัญญา ตรวจรับ และเบิกจ่าย

                   -  หลักเกณฑ์ในการจัดทำเอกสารสอบ/ประกวดราคา  ประกอบด้วย  การกำหนดคุณสมบัติของผู้เสนอราคา  ,  การกำหนดให้เสนอเอกสารหลักฐานต่างๆ, การกำหนดรายละเอียดคุณลักษณะเฉพาะ

-2-

                   -  ขั้นตอนการสอบราคา ได้แก่  จัดทำเอกสารสอบราคา  จัดทำรายงานขอซื้อ/จ้าง  และแต่งตั้งกรรมการ การประกาศเผยแพร่การสอบราคา การรับซอง  การพิจารณาผลการสอบราคา  การขออนุมัติสั่งซื้อ/สั่งจ้าง  และการทำสัญญา

                   -  ขั้นตอนการประกวดราคา ได้แก่  จัดทำเอกสารประกวดราคา  จัดทำรายงานขอซื้อ/จ้างและแต่งตั้งกรรมการ  การประกาศเผยแพร่การประกวดราคา  การรับและเปิดซอง  การพิจารณาผลการประกวดราคา  การขออนุมัติสั่งซื้อ/สั่งจ้าง  การทำสัญญา

                   -  การซื้อหรือจ้างโดยวิธีกรณีพิเศษ  ได้แก่  การซื้อหรือจ้างจากส่วนราชการ หน่วยงานส่วนท้องถิ่นหรือรัฐวิสาหกิจ  ในกรณีเป็นผู้ผลิตพัสดุหรือทำงานจ้างนั้นเอง  และ นรม.อนุมัติให้ซื้อหรือจ้าง  มีกฎหมายหรือมติคณะรัฐมนตรีกำหนดให้ซื้อหรือจ้าง  และกรณีนี้ให้รวมถึงหน่วยงานอื่นที่มีกฎหมายหรือมติคณะรัฐมนตรีกำหนดด้วย

                   -  รูปแบบของสัญญา แบ่งเป็น  เต็มรูป ได้แก่ ตัวอย่างสัญญาที่กวพ.กำหนด  มีข้อความแตกต่าง เสียเปรียบ/ไม่รัดกุม ร่างใหม่, ลดรูป ได้แก่ข้อตกลงเป็นหนังสือ(ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง) ตกลงราคา  ส่งของ 5 วันทำการ  กรณีพิเศษ  การซื้อ/จ้างโดยวิธีพิเศษ (บางกรณี) , ไม่มีรูป ไม่เกิน 10,000 บาท ตกลงราคาฉุกเฉิน

                   -  การปรับอัตราและเงื่อนไข  ซื้อจ้าง ไม่ต้องการผลสำเร็จพร้อมกัน = ร้อยละ 0.01-0.2 ของราคาพัสดุยังไม่ได้รับมอบ ,จ้างต้องการผลสำเร็จพร้อมกัน = เงินตายตัวในอัตราร้อยละ 0.01 – 0.1 (>100 บาท), จ้างก่อสร้างที่มีผลกระทบต่อการจราจรในอัตราร้อยละ 0.5  ผู้มีอำนาจ

กำหนดคือหัวหน้าส่วนราชการ                                           

                   -  การขยายเวลา  การงดหรือลดค่าปรับ หัวหน้าส่วนราชการเป็นผู้มีอำนาจ

โดยมีหลักเกณฑ์ดังต่อไปนี้  เหตุเกิดจากความผิดหรือความบกพร่องของส่วนราชการ  เหตุสุดวิสัย  และเหตุเกิดจากพฤติการณ์อันหนึ่งอันใดที่คู่สัญญาไม่ต้องรับผิดตามกฎหมาย

                             -  การตรวจรับพัสดุ  ตรวจ ณ ที่ทำการ  ตามสัญญา  ตรวจให้ถูกต้องครบถ้วนตามสัญญา จำเป็นใช้สถิติได้  ปกติให้ตรวจในวันที่คู่สัญญาส่งมอบ  ถ้าตรวจถูกต้องให้ถือว่าส่งมอบถูกต้องวันส่ง  ถ้าไม่ถูกต้องรายงานหัวหน้าส่วนราชการ  ถ้าความเห็นไม่ตรงกันเสนอหัวหน้าส่วนราชการ

                             -  การตรวจการจ้าง  ตรวจสอบรายงานของผู้ควบคุมงานกับสัญญา  ออกตรวจงานในสถานที่ก่อสร้าง  ปกติให้ตรวจงานที่ส่งมอบ  ภายใน  3  วันทำการ  ถ้าตรวจถูกต้องให้ถือว่าส่งมอบถูกต้องวันส่ง  ถ้าความเห็นไม่ตรงกันให้เสนอหัวหน้าส่วนราชการ

                             -  การแก้ไขสัญญา  หรือข้อตกลง  มีหลักการคือ ลงนามแล้วแก้ไขไม่ได้  เหตุที่แก้ไขได้คือ  เป็นความจำเป็นโดยไม่ทำให้ทางราชการเสียประโยชน์/เป็นการแก้ไขเพื่อประโยชน์ แก่ทางราชการ

มีวิธีการดังนี้  ทำสัญญาแก้ไขเพิ่มเติม  ตกลงเรื่องเงิน/เวลาพร้อมกันไป  ถ้าเกี่ยวกับเทคนิคต้องได้รับการรับรอง  ต้องปฏิบัติตามกฎหมายว่าด้วยวิธีการงบประมาณ(ถ้ามี)

                             -  การบอกเลิกสัญญา  การซื้อเมื่อผู้ขายผิดสัญญา,  การจ้างเมื่อผู้รับจ้างไม่เริ่มทำงานภายในกำหนด และผู้รับจ้างทำงานไม่แล้วเสร็จภายในกำหนด

                   -  ผู้ทิ้งงาน ความผิดที่จะต้องลงโทษได้แก่  ไม่มาทำสัญญาหรือข้อตกลง ,คู่สัญญา/ผู้รับจ้างช่วง  ไม่ปฏิบัติตามสัญญา,  ไม่แก้ไขข้อบกพร่อง  ในระหว่างประกัน  หรือใช้ของไม่ได้มาตรฐานหรือไม่ครบทำให้งานเสียหายอย่างร้ายแรง,  งานก่อสร้างสาธารณูปโภค  ใช้ของที่มีข้อบกพร่อง  หรือไม่ได้มาตรฐานหรือ  ไม่ครบถ้วน,  ที่ปรึกษา  ที่มีผลงานบกพร่อง ผิดพลาด  หรือก่อให้เกิดความเสียหายอย่างร้ายแรง,  มีการกระทำขัดขวางการแข่งขันราคาอย่างเป็นธรรม

-3-              

                      3.   วิธีปฏิบัติในการเบิกจ่ายเงินงบประมาณ

                             -  การเบิกจ่ายเงินของส่วนราชการให้ถือปฏิบัติตามระเบียบของทางราชการที่เกี่ยวข้อง   โดยวิธีการเบิกจ่าย  ให้ถือปฏิบัติตามขั้นตอนของระเบียบการเบิกจ่ายเงินจากคลัง  การเก็บรักษาเงิน  และการนำเงินส่งคลัง พ.ศ. 2551  ข้อ  24  การขอเบิกเงินของส่วนราชการสำหรับการซื้อทรัพย์สิน ฯ  ได้แก่

                             -ใบสั่งซื้อ  ใบสั่งจ้าง  มีวงเงินตั้งแต่ห้าพันบาทขึ้นไป  โดยกรมบัญชีกลางจ่ายเงินเข้าบัญชีให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินของส่วนราชการโดยตรง

                             -แต่หากจำนวนเงินไม่ถึง  5,000  บาท  ไม่ต้องจัดทำใบสั่งซื้อสั่งจ้างในระบบ  โดยกรมบัญชีกลางจะจ่ายเงินเข้าบัญชีเงินฝากธนาคารของส่วนราชการเพื่อไปจ่ายต่อให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินต่อไป  หรือหากส่วนราชการต้องการให้จ่ายเงินเข้าบัญชีให้กับเจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงินของส่วนราชการโดยตรงก็ได้

                             -การซื้อทรัพย์สิน  จ้างทำของ  หรือเช่าทรัพย์สิน   ให้ส่วนราชการดำเนินการขอเบิกเงินจากคลังโดยเร็ว  อย่างช้า ไม่เกิน 5 วันทำการ  นับจากวันที่ได้ตรวจรับถูกต้องแล้ว ฯ

                              1)  การเบิกจ่ายเงินหรือก่อหนี้ผูกพันได้เฉพาะมีกฎหมาย  ระเบียบ  ข้อบังคับ  คำสั่งมติคณะรัฐมนตรี  หรือได้รับอนุญาตจากกระทรวงการคลัง

                              2)  การเบิกเงินเพื่อการใดจะต้องนำไปจ่ายเพื่อการนั้น

                              3)  หนี้ต้องถึงกำหนดชำระหรือใกล้จะถึงกำหนดชำระ

                              4)  ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในปีงบประมาณใด  ให้เบิกจากเงินงบประมาณรายจ่ายของปีนั้น  เว้นแต่   กันเงินไว้เบิกเหลื่อมปี (มีหนี้/ไม่มีหนี้)  ,  ค่าใช้จ่ายค้างเบิกข้ามปี , ค่าใช้จ่ายที่ให้ถือเป็นรายจ่ายเมื่อได้รับแจ้งให้ชำระหนี้  (ทุกเดือน  เฉพาะ ก.ย.)  ,  เงินยืมคาบเกี่ยว

                              5)  เบิกภายในเงินประจำงวด                                  

                   เพื่อให้การทำงานด้านพัสดุ  และการเบิกจ่ายเป็นไปด้วยความเรียบร้อย  มีประสิทธิภาพ  ในฐานะเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน  จึงควรศึกษาแนวทางดังกล่าวข้างต้นเพื่อถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัดต่อไป

                                                       นางบุญธรรม  สุภารัตน์ 

                                                     นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ  สพจ.พิษณุโลก

                                                                     เมษายน   ๒๕๕๗