การบริหารผลการปฏิบัติงาน : บุญธรรม สุภารัตน์ นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ. พิษณุโลก

การบริหารผลการปฏิบัติงาน   คือ อะไร       

              1.  การบริหารผลการปฏิบัติงาน  เป็นการบริหารงานแบบมุ่งผลสัมฤทธิ์  (Results based Management)  หรือ RBM  คือ   วิธีการบริหารจัดการที่เป็นระบบที่มุ่งเน้นที่เห็นผลสัมฤทธิ์  หรือผลการปฏิบัติงานเป็นหลัก  โดยมีการวัดผลการปฏิบัติงานที่ชัดเจน  เพื่อให้บรรลุประสงค์ที่ตั้งไว้  ประกอบด้วย  ผลผลิต (Output) + ผลลัพธ์ (Outcome) โดยใช้ตัวชี้วัด 4 ตัว  ได้แก่  ประสิทธิภาพ  ประสิทธิผล  ความประหยัด  และความคุ้มค่า   อาศัยการขับเคลื่อนเชิงกลยุทธ์ 

                   ยุทธศาสตร์  ประกอบด้วย  5 P  คือ  Plan Ploy Pattern Position และPerspective  ซึ่งนำไปสู่เครื่องมือที่เปลี่ยนพันธกิจและกลยุทธ์  เป็นชุดการวัดผลการปฏิบัติงาน (Balanced  Scorecard=Strategy ยุทธศาสตร์ + Operations การดำเนินการ + Change จำเป็นต้องทำ โดยคำนึงถึง 4 มิติ  ได้แก่  ประสิทธิผลตามพันธกิจ คุณภาพการให้บริการ ประสิทธิภาพการปฏิบัติราชการ  และการพัฒนาองค์กร 

                   ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน  ควรคำนึ่งถึง  ความเจาะจง (S)   สามารถวัดได้ (M)  ได้รับความเห็นชอบซึ่งกันและกัน (A)  เป็นจริงได้ (R)  และระยะเวลาที่เหมาะสม (T)   ระดับเป้าหมาย  5  ระดับ             

                  ข้อพึงระวังในการกำหนดตัวชี้วัด

                  -ความสะดวกในการจัดเก็บข้อมูล

                  -ปริมาณของตัวชี้วัดที่เหมาะสม

                  -ความท้าทาย และการนำไปสู่การพัฒนาผลการปฏิบัติงาน

                  -ความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ

           2.  กรอบการพิจารณาตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายรายบุคคล

               1. งานคืออะไร

               2. ความเชื่อมโยง/เกี่ยวข้อง/ตอบโจทย์ เป้าหมายของหน่วยงาน

               3. งานต้องการความสำเร็จอย่างไร

               4. ความสำเร็จของงานที่ต้องการเป็นค่าเป้าหมายระดับที่ 3

               การกำหนดน้ำหนักสำหรับตัวชี้วัด (KPIs)   เป็นการกำหนดน้ำหนักโดยอิสระ หรือจัดเป็นระดับความสำคัญ  โดยองค์กร  หรือหน่วยงานสามารถกำหนดได้เอง

               การแจ้งผลการประเมิน  เป็นการให้ข้อมูลย้อนกลับแก่ผู้ถูกประเมิน เพื่อจะได้ทราบว่า ผลงานของตนเป็นไปตามความคาดหวังหรือไม่  มีจุดอ่อน/จุดแข็งใดที่จะต้องนำไปปรับปรุงและพัฒนา  สร้างความร่วมมือและสนับสนุนบรรยากาศในการทำงาน  เพราะผู้ประเมินและผู้ถูกประเมินได้มีโอกาสพูดจากัน  เป็นหนทางในการร่วมกันพัฒนาผลการปฏิบัติงาน  และวางแผนพัฒนาทางก้าวหน้าในอาชีพ

              ปัญหาในการกำหนดตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายให้มีคุณภาพ

              1.  ผู้ปฏิบัติพยายามไม่กำหนดตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายให้มีความชัดเจน และ/หรือมีความท้าทาย  เพื่อมุ่งหวังให้ได้ผลคะแนนการประเมินสูง ๆ

              2.  ผู้บังคับบัญชรไม่ได้ใส่ใจในรายละเอียด  ไม่ได้ให้ความสำคัญที่จะกำหนดตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายให้เหมาะสม

              3.  ผู้ปฏิบัติไม่ทราบความชัดเจนหรือความคาดหวังถึงผลงานที่มุ่งหวัง

              4.  ผู้กำหนดตัวชี้วัดและค่าเป้าหมายยังขาดความเชี่ยวชาญในการกำหนดตัวชี้วัดและค่าเป้าหมาย

-2-

               การกำหนดตัวชี้วัดต่าง ๆ  เพื่อกำหนดตัวชี้วัดรายบุคคล

               1.  ไม่ว่าจะใช้วิธีกำหนดตัวชี้วัดวิธีใด  จะต้องคำนึงขอบเขตงานที่ผู้รับการประเมินรับผิดชอบหรือได้รับการมอบหมายเสมอ  เลือกใช้วิธีการถ่ายทอดเป้าหมายและตัวชี้วัดผลงานจากบนลงล่างเป็นหลัก  แล้วเสริมด้วยวิธีอื่น

               2.  พิจารณาจำนวนตัวชี้วัดที่เหมาะสม  ครอบคลุมเนื้องาน/ความคาดหวังที่สำคัญ

               3.  ผู้ประเมิน (ผู้บังคับบัญชา)  จะต้องรู้ดีถึงเป้าหมาย/ความคาดหวังจากผู้ปฏิบัติ

               4.  การกำหนดตัวชี้วัด  จะต้องคำนึงถึงมิติที่ใช้ในการจำแนกผลการปฏิบัติงาน  เพื่อที่จะนำมิตินั้น ๆ  มาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงาน

               5.  คำนึงถึงความเป็นไปได้ในการเก็บข้อมูล  และภาระในการเก็บข้อมูล

          ดังนั้น  เพื่อให้การผลการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ  ประสิทธิผล  และคุ้มค่าสูงสุด   เราจึงต้องศึกษา  ทำความเข้าใจถึงแนวทางการจัดทำตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงานทั้งของหน่วยงาน  และยึดถือตามแนวทางที่ก.พ. กำหนด

                                                       นางบุญธรรม  สุภารัตน์

                                                     นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ.พิษณุโลก

                                                                      มีนาคม  2557

เทคนิคการประสานงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ : บุญธรรม สุภารัตน์ นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ. พิษณุโลก

เทคนิคการประสานงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ

          การทำงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ  นอกจากทำงานในหน้าที่ที่รับผิดชอบแล้ว  ยังต้องพบปะ  ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง  ซึ่งได้แก่  เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานของตนเอง  ผู้รับจ้าง  หน่วยงานข้างเคียง  และจะขาดเสียมิได้  ก็คือ  เจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน  ซึ่งใกล้ชิดกับเรามากที่สุด  มักเป็นระดับจังหวัด  เพราะเป็นทั้งที่ปรึกษาให้เราได้สอบถามระเบียบ  กฎหมาย  และแนวปฏิบัติที่ถูกต้องในการทำงาน  เป็นทั้งผู้คอยกำกับ  ควบคุม  ดูแลให้เราทำงานปฏิบัติตามระเบียบ กฎหมาย นโยบายต่าง ๆ   และที่สำคัญที่สุด  ก็คือ  เป็นผู้ตรวจติดตามการทำงาน  เพราะเมื่อใดที่เข้าตรวจ  เมื่อนั้น ก็จะพบข้อแก้ไข  ข้อบกพร่อง พร้อมบันทึกข้อสังเกต  ข้อสั่งการ  ให้เราได้แก้ไขทุกครั้ง  มากบ้าง  น้อยบ้าง  ซึ่งส่วนใหญ่  จะพบมาก  ถึงมากที่สุด

           ดังนั้น  ในฐานะที่เราต้องพบปะ ปรึกษาหารือ  และถูกตรวจติดตาม   แบบว่า  ชาตินี้  เราจะไม่แยกจากกัน  นอกจากต้องเลิกทำงานพัสดุ  หรือไม่ก็ยกเลิกหน่วยตรวจสอบภายใน  (ซึ่งเป็นไปไม่ได้)  แต่ทั้งนี้  ทั้งนั้น  ก็ยังดีกว่า  ต้องพบปะสตง. จริงไหม  เพื่อให้เราไม่เลิกทำงานพัสดุ  และตรวจสอบภายในไม่รู้จะเขียนอะไรว่าเรา  การติดต่อประสานงาน  จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง  ต่อไปนี้  เป็นเทคนิคเล็ก ๆ  น้อย ๆ  ที่อาจเหมาะสำหรับผู้สนใจในการนำไปใช้ประโยชน์

           1. สังเกตเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายในแต่ละคน  ว่าใครเป็นมิตรมากที่สุด  ดูจากการทักทาย  ยิ้มแย้ม  และความเชี่ยวชาญของแต่ละคน 

           2. หมั่นทักทาย  ปราศรัย  ยกมือไหว้ทุกครั้งที่เจอ  เพื่อเพิ่มสัมพันธภาพและไมตรีอันดีงาม เป็นการสร้างความคุ้นเคย 

           3. ศึกษาข้อมูลก่อนทุกครั้ง  เพื่อนำไปสอบถามได้อย่างตรงประเด็น  แต่อย่าแสดงว่ารู้มากกว่าผู้ให้คำแนะนำ  เพราะจะเป็นการยกตนข่มท่าน  ทั้งนี้  ก็อย่าทำเป็นไม่รู้อะไรเลย เนื่องจากจะทำให้ผู้ให้คำแนะนำเบื่อหน่าย ทั้งนี้  ให้สังเกตอุปนิสัย ใจคอ  ของผู้ให้คำแนะนำด้วยว่า  ชอบบุคลิกแบบไหน  (อย่างนี้ คนพช. ถนัดอยู่แล้ว) จะได้วางตัวให้ถูก

           4. ให้ความสำคัญและให้เกียรติแก่ผู้ให้คำแนะนำ  หมายถึง  ปฏิบัติตามข้อเสนอแนะ  ถ้าสงสัยก็ให้โต้แย้งด้วยเหตุผล  โดยการอ้างระเบียบฯ กฎหมาย  อย่าโต้แย้งโดยบอกว่า  เพราะคนเก่าเคยทำมา ก็ไม่เห็นมีปัญหาอะไร  (ถ้าตอบอย่างนี้  สงสัยคงถามได้ครั้งเดียว)

           5. แสดงน้ำใจด้วยการไปขอบคุณ  เนื่องในโอกาสและเทศกาลสำคัญ โดยไม่ต้องใช้ของราคาแพง  หรือสิ่งของมากมาย  อาจจะเป็นสินค้า OTOP  สักชิ้น  เพราะอย่างน้อย คนไทยก็ยังยกย่องคนกตัญญู  แต่ต้องไม่ให้สิ่งของจนผู้รับรู้สึกว่า  เป็นการติดสินบน  หรือเป็นค่าตอบแทน ข้อนี้ควรระวังอย่างยิ่ง  เพราะเป็นดาบสองคม  เลือกวิธีการให้ดี  และเหมาะสม  ถ้าเลือกผิดติดลบ  เป็นเทคนิคเฉพาะตัว  ห้ามลอกเลียนแบบ

              จากเทคนิคที่กล่าวมาข้างต้น  จะเห็นได้ว่า  เป็นส่วนหนึ่งในหลายส่วนของเทคนิคเท่านั้น  เพราะบางท่านอาจจะมีเทคนิคที่ยอดเยี่ยม  น่าสนใจ  มากกว่านี้  แต่ยังไม่นำมาใช้และไม่ได้เผยแพร่  จึงอยากจุดประกายแนวคิดเพื่อเพิ่มความสำเร็จในการปฏิบัติงานให้มากกว่าเดิม  เพราะตรวจสอบภายใน  ยังน่ากลัวน้อยกว่าสตง. จริงไหม

           ส่วนการประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องอื่น ๆ เช่น คลังจังหวัด  คลังเขต  สามารถประยุกต์ใช้เทคนิคข้างต้นได้  และเพิ่มความอดทน  ความใจเย็น  เข้าไปอีกนิดนึง  เมื่อต้องประสานกับผู้รับจ้าง  หรือเจ้าของโครงการ ฯ  แล้วท่านจะเป็นเจ้าหน้าที่พัสดุที่ยอดเยี่ยมที่สุด (ในโลก) 

         บุญธรรม  สุภารัตน์  นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ  สพจ. พิษณุโลก  พฤษภาคม 2557

เกร็ดความรู้จากการขายทอดตลาด : บุญธรรม สุภารัตน์ นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ สพจ.พิษณุโลก

เกร็ดความรู้จากการขายทอดตลาด

        การขายทอดตลาดครุภัณฑ์เสื่อมสภาพเป็นบทบาทหนึ่งของเจ้าหน้าที่พัสดุ  ที่ต้องเกี่ยวข้องอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้  ซึ่งในการดำเนินการในแต่ละครั้งจะเป็นเรื่องยุ่งยากซับซ้อนเป็นอย่างมาก  เพราะต้องบริหารจัดการให้เป็นไปตามระเบียบ ฯ  เช่น  สอบข้อเท็จจริง  ประเมินราคาเพื่อขายจากต้นสังกัด  และเมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว  ต้องประกาศขายครุภัณฑ์ดังกล่าวโดยเร็ว    นอกจากนั้น  ถ้ามีครุภัณฑ์จำนวนมาก  ยังต้องแสวงหาสถานที่ที่เหมาะสมในการดำเนินการ  เป็นต้น

        และจากประสบการณ์การขายทอดตลาดที่ข้าพเจ้าได้ดำเนินการแล้วนั้น  พบว่า  ครุภัณฑ์ที่ผู้ประมูลสนใจมากที่สุด  เรียงลำดับก่อนหลัง  ดังนี้

        1.  CPU คอมพิวเตอร์  บางคนอาจคิดว่า ทำไมผู้ประมูลถึงให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก  เพราะท่านยังไม่รู้ว่า  นอกจากพลาสติกกับชิ้นส่วนที่เรามองเห็นด้วยตาเปล่าแล้ว   จากการสอบถามผู้ประมูล  พบว่า  ภายในแผงวงจร  จะมีทองคำเป็นส่วนประกอบปนอยู่  ซึ่งผู้มีความชำนาญจะนำความร้อนไปหลอมละลาย  ทำให้ทองคำหลอมตัวเป็นของเหลว  หลุดจากชิ้นส่วนอื่น  แล้วนำมารวมกัน  เครื่องหนึ่งจะมีทองคำปนอยู่ประมาณ 0.5 กรัม  โดยถ้ารวมกันหลายเครื่องจะได้ปริมาณมากขึ้น  แล้วนำไปชั่งขายให้กับร้านทอง  (15.2 กรัม เท่ากับ 1 บาท ราคาทองคำ เมื่อปี 2556 ประมาณบาทละ  25,000 บาท)  ทำให้เกิดเป็นมูลค่าครุภัณฑ์ที่น่าสนใจอันดับต้นสำหรับผู้ประมูล

         2. ตู้เหล็กเก็บเอกสารที่ชำรุดน้อย/เก่าเก็บ  ผู้ประมูลจะนำไปเคาะพ่นสีใหม่  แล้วนำไปวางขาย  ตั้งราคาไว้ต่ำกว่าท้องตลาด  ประมาณ 60% เป็นที่ต้องการของผู้ซื้อ  ขายได้เร็ว

         3. รถจักรยานยนต์รุ่นเก่า  เช่น ซูซูกิ เอ 100 ผู้ชาย  ผู้ประมูลจะนำไปตกแต่งแบบรถเก่า  วัยรุ่นนิยมซื้อไปขับขี่  เพื่อความสวยงาม  ทำให้ขายได้ราคาดี

         จากการพูดคุยสอบถามผู้ประมูลครุภัณฑ์  จะเห็นได้ว่า  ครุภัณฑ์บางรายการ  ซึ่งเรามองว่า  ไม่น่าสนใจและไม่มีราคาค่างวด  กลับทำเงินให้ผู้ประมูลเป็นอย่างดี  ซึ่งในมุมมองของข้าพเจ้า  กลับมองว่า  รถยนต์น่าจะเป็นที่สนใจมากที่สุด  กลับกลายว่า  เป็น CPU คอมพิวเตอร์  ที่มีราคาสูงสุด  ดังนั้น  การที่เราจะมองอะไร  หรือจัดการกับสิ่งใด  จึงต้องศึกษาข้อมูลให้ดีที่สุด 

         ประสบการณ์  การแลกเปลี่ยนเรียนรู้  จะทำให้เราได้องค์ความรู้  หรือแง่มุมแนวคิดที่มีประโยชน์  และแปลกใหม่ให้กับตัวเราเอง  ดังเช่น  เกร็ดความรู้ที่ได้จากการขายทอดตลาด  ทั้งนี้  อยู่ที่เราว่า  จะค้นพบได้อย่างไร  หรือไม่เท่านั้น

                                                                  บุญธรรม  สุภารัตน์

                                                 นักจัดการงานทั่วไปชำนาญการ  สพจ.พิษณุโลก

                                                                   มกราคม  2557